L’email multipiattaforma iOS/macOS come strumento di lavoro

19 Aprile 2019 di Michele Stival

L’email è difficile da uccidere. Molti esperti da anni ne decretano la fine, eppure essa è intrinsecamente legata alla nostra vita digitale. In questo approfondimento cercheremo di capire perché sia così importante, quali sono le caratteristiche che la rendono indispensabile e quali strumenti adottare per renderla efficace ed efficiente in un contesto multipiattaforma tra iOS e macOS.

email smartphone

Il lavoro dell’uomo moderno, soprattutto in ambito business, è basato essenzialmente sul continuo e costante scambio di email. Sono la base per qualsiasi tipo di organizzazione lavorativa e rappresentano uno strumento indispensabile per una serie di motivi.

Quali sono quindi, nel 2019, gli strumenti indispensabili per sfruttare al massimo questo importantissimo mezzo per lo scambio di informazioni? Il primo, fondamentale ed indispensabile è rappresentato da qualcosa che portiamo sempre con noi: il cervello. Se non utilizzato per razionalizzare cosa si vuole esprimere all’ interlocutore, si farà molta fatica a raggiungere lo scopo che ci si è proposto.

Sono una persona che non sa cosa ha pensato finché non lo ha scritto.

Noti i trucchi base per scrivere una mail in modo corretto, è possibile concentrarci sul “come” inviarla al destinatario. E qui entrano in ballo le app che utilizziamo quotidianamente sui nostri smartphone e desktop.

Ragionando in termini di utenza business, le caratteristiche più importanti sono :

  1. notifica di ricevimento: sapere che un potenziale cliente ha effettivamente aperto la mail da un vantaggio commerciale notevole.
  2. invio posticipato: poter decidere quando un messaggio deve partire è una comodità da non sottovalutare. Permette, ad esempio, di fingersi così impegnati da poter rispondere solo a notte fonda
  3. ricorda se non risposto: questa funzione è utilissima per organizzare i successivi ricontatti, alla stregua di un vero e proprio CRM
  4. templates: sono comodissimi per risparmiare tempo nelle operazioni ripetitive: le mail di primo contatto, quelle di sollecito, i debrief, ecc…
  5. setup: la facilità di configurazione è essenziale per risparmiare tempo. Se un client ha molte funzioni, queste devono essere facilmente raggiungibili ed intuitive nell’essere impostate
  6. costo equo

Qualunque appassionato di tecnologia cambia molto spesso i propri dispositivi. Per quanto questo sia stimolante, costringe a sperimentare diverse vie per raggiungere il medesimo processo, indipendentemente che utilizzi prodotti Apple, Google o Microsoft.

La base di partenza che spesso maggiormente si adatta alle esigenze dell’utenza lavorativa è sicuramente Gmail. Molte sono le personalizzazioni sul mercato,  divise in due grandi categorie:

  • client nativi
  • estensioni di chrome

Nella seguente analisi abbiamo dato la priorità ai prodotti multipiattaforma, che aiutino il passaggio da un sistema operativo all’altro e, sopratutto, che permettano di impostare una funzione su un dispositivo per poi ritrovarle in tempo reale, o quasi, anche in altri collegati al proprio account.

Gmail

E’ la base del flusso di lavoro qui descritto, multipiattaforma per eccellenza.

iOS:

  • notifica di ricevimento: non presente
  • invio posticipato: non presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: non presente, anche se la funzione smart replies che sarà presto introdotta anche su iOS è un’interessante alternativa
  • setup: alcune funzioni sono ereditate dalle impostazioni desktop, come firma, filtri e risponditore automatico
  • costo: gratuito

Android:

  • notifica di ricevimento: non presente
  • invio posticipato: non presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: non presenti
  • setup: alcune funzioni sono ereditate dalle impostazioni desktop, come firma, filtri e risponditore automatico
  • costo: gratuito

Desktop (tramite browser):

  • notifica di ricevimento: non presente
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: non presente, ma sono disponibili le smart replies
  • setup: le impostazioni desktop di gmail sono il sogno per chiunque lavori con le email. Tutto è impostabile e personalizzabile a piacimento.
  • costo: gratuito, ma le email erodono lo spazio disponibile in google drive

Estensioni per Chrome

Molte delle limitazioni di gmail sono aggirabili tramite le estensioni che trasformano il browser Chrome quasi in un client mail dedicato.

Boomerang:

  • notifica di ricevimento: presente, con monitoraggio dei click nel corpo della mail
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: non presente
  • setup: trattandosi di un’estensione, le impostazioni sono memorizzate solo in locale
  • costo: da 5$/mese a 50$/mese

Sono disponibili anche le app per iOS e Android, ma piuttosto acerbe e instabili per un utilizzo affidabile in un contesto lavorativo.

Mailtrak:

  • notifica di ricevimento: presente e multi destinatario, ovvero in caso di più destinatari è possibile visualizzare chi di questi ha letto il messaggio
  • invio posticipato: non presente
  • ricorda se non risposto: non presente
  • templates: non presenti
  • setup: trattandosi di un’estensione, le impostazioni sono memorizzate solo in locale
  • costo: piani da 5$/mese a 10$/mese

Docsify:

  • notifica di ricevimento: presente, con monitoraggio dei click
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: al momento non presente, ma annunciato dallo sviluppatore
  • templates: presenti e piuttosto bene organizzati
  • setup: trattandosi di un’estensione, le impostazioni sono memorizzate solo in locale
  • costo: piano basic gratuito, pro da 9 e 24$/mese

Gmelius:

  • notifica di ricevimento: presente, anche con destinatari multipli nei piani più costosi
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: presenti ed estremamente ben organizzati, con possibilità di gestire variabili come nome del destinatario, data ecc.
  • setup: diverse funzioni sono disponibili anche sulle app ios e android.
  • costo: gratuito ma per le funzioni aggiuntive come notifiche avanzate o gestione multiutenza dei template ci sono piani da 9$/mese a 24$/mese

Similmente a Boomerang, sono disponibili anche le app per iOS e Android, ma anche in questo caso sono sembrate ancora instabili per un utilizzo affidabile in un contesto lavorativo.

App native

Airmail:

  • notifica di ricevimento: presente, ma da abilitare tramite plugin specifico
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: presenti
  • setup: le impostazioni si sincronizzato tramite icloud
  • costo: Mac 29€, iOS 4.99€

Probabilmente il migliore per chi resta esclusivamente nell’ecosistema Apple.

Disponibile su iOS, Mac

Spark:

  • notifica di ricevimento: non presente
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: presenti
  • setup: le impostazioni si sincronizzano fra i vari dispositivi, Android compreso
  • costo: gratuito

Recentemente disponibile anche su Android, dove ha portato una ventata di aria fresca grazie al design ispirato alla cura presente nella sua versione iOS, è una buona alternativa che però manca delle notifiche di ricevimento.

Disponibile su iOS, Android, Mac

Newton:

  • notifica di ricevimento: presente e multi destinatario, ovvero in caso di più destinatari è possibile visualizzare chi di questi ha letto il messaggio
  • invio posticipato: presente
  • ricorda se non risposto: presente
  • templates: non presente
  • setup: basta impostarlo su una qualsiasi delle piattaforme disponibili e automaticamente anche le altre postazioni risultano aggiornate.
  • costo: circa 55 euro/anno

Disponibile su iOS, Android, Mac, Windows.

Conclusioni

Newton è senza dubbio lo strumento che ingloba in modo eccellente tutte le cinque caratteristiche sopra descritte: ha tutto ciò che serve per la produttività in azienda e, sopratutto, le notifiche di ricevimento sono sorprendentemente affidabili. Costa, ma le notifiche di ricevimento si fanno pagare caro anche nelle altre soluzioni proposte.

E voi, come gestite questo aspetto della vostra attività lavorativa?

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